101招时间管理方法

101招时间管理方法

无论是在家里还是在工作中,每个人都要在某种程度上支配自己的时间。你做事的先后顺序,对你能从生活中获益多少,有着深远的影响。大部分人都能安排好自己的时间,从而使工作格外有效,休闲时光更加充实。

●了解时间
时间是我们最宝贵的资源,通过分析我们时间的使用情况,才有可能掌握适于工作场所内外,最为有效的时间使用方法。

1.每天要回顾,急事需优先。
2.对于很棘手的任务,先从一小部分入手,立即处理。
3.考虑一天的日程安排,采用相应的工作方法。
4.不值得去做的事,派下属代劳。
5.工作日化整为零,每段30分钟。
6.重温日程安排,评价工作效率。
7.安排日程时,留点时间用于思考。
8.预测工作用时,看看是否准确。
9.要随时做日程记录,单凭记忆不大可靠。

●制订计划
如果你不知道明天的行动方向,你就不能决定今天要干甚么。改进时间支配的任何方法都有赖于对目标的清楚了解。

10.化长远规划为一周、一日的行动计划。
11.绘出工作履历表,计划下一步干甚么。
12.几项任务难分先后顺序,另辟蹊径寻找第二方案。
13.协调你与上级在工作安排的先后顺序上存在的差异。
14.要及时发现与同事在工作安排先后上的矛盾。
15.把日志中的所有工作按重要性分类。
16.如果你的工作表上全是A类任务,委托别人代办或重新分类。

17.根据情况的变化和新信息的出现,不断变更工作的优先级。
18.讨论应该简短,避免没有结论的提问。
19.每天给自己有段安静的时间。
20.不要担心电话机没有搁好。
21.记录你的体力、脑力出现高峰的时间,了解它们能持续多久。
22.留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。
23.建议公司以弹性工作时间运作,以提高工作效率。
24.挑选一种看起来美观,用起来称心的日志。

25.你的日志里永远放枝笔,随时记录信息和日期。
26.用彩色笔标示出任务的不同重要性。
27.确定的期限要合乎实际,定期限为的是促进你完成任务而不是要制造紧张。
28.委托该委托的工作,无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。
29.工作按时完成后,应该自我奖励。
30.在日志上制订计划,不要超前一年。
31.要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。
32.晚上的最后一件事,读篇你最喜欢的作者的文章。
34.使用电子记事簿列出自己的弱点,然后计划逐一加以克服。
35.写字桌上没用的东西清理走,只把现在的工作留在手边。

●立即做出改变
这里有许多实际的工作可以去做——无论是清理写字桌并使其保持整洁,还是使计算机内的文文件分类清晰,都可以在短期或长期内提高你的工作效率。
36.留心告示贴”式的便条,小心丢失。
37.每天都要清理干净,不要把脏乱留到明天。
38.文件z里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度。
39.办公室z里放一架钟,你和客人都能看见。

40.每隔几个月,重新检查档案系统。
41.建立一种档案系统,它将与你和你的生意一起发展兴隆。
42.定期查阅你的存盘,把不再需要的文件丢掉。
43.将较难归类的文件统一放入一档案夹中,贴上“其它”卷标。

44.只把将来要参考的重要文件存盘。
45.打给你的电话首先由秘书或同事接听。
46.拿起电话听筒暗示会议结束。
47.如果有人跟z着你走进办公室,你不要坐下来。
48.如果门开z着,你的座位不要放在别人的视野之中。
49.把你认为不需要的信息都扔掉。
50.利用一切机会尽可能站z着碰下面——以便能随时离开。
51.只为那些需要知道的人员复印信息资料。
52.停止订阅你不再阅读的杂志。
53.取走你希望保存的报刊,存盘留作参考。
54.写字桌上只留最重要的读物。

55.评价每条信息与正在进行的工作的相关性。
56.在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。
57.其它的选择行不通时,才考虑召开会议。
58.不要对同事随意猜测。
59.在你打电话之前,做一次放松的深呼吸。
60.打电话时要避免精力分散,集中精力听对方在说些甚么。
61.你在打电话时,把另一件工作放在手边,以防你要久等。
62.告诉别人甚么时候可以给你打电话。

63.为了避免被打断工作,你可以换一条电话线路。
64.千万不要把要写的材料向后拖--这样会越积越多。
65.在你必须阅读的报告上划出关键的句子。
66.快速阅读报纸的标题。
67.把重要的参考材料与其它文件分开。
68.每月一次清理你计算机里的不需要文件。
69.仔细考虑你的计算机配置。
70.确保你的电子邮件简短,地址准确。
71.要鼓励别人表达自己的意见,即使他们的观点与你的相反。
72.要多听少说,使会议开得简短。
73.如果日常例会超过了一小时,请同事去“紧急”打断它。
74.对议程中的每个专题都要分配一定的时间。

75.鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分。
76.在会议的备忘录上记下会议通过的事项。
77.旅行之前评估这次旅行是否必要,钱花得是否值得。
78.如果可能,把你需带的每件东西全都塞进一个小手提箱z里。
79.带点工作在候机楼z里做,以防飞机延迟。
80.按目的地的当地时间拨好手表。
81.在打电话之前,核查酒店对电话的收费。
82.核查你的电子装备在国外使用时是否需要适配器。
83.每年要安排二到三个短的假期,而不是一干到底。
84.定期留出一点时间来追求业余爱好,和享受休闲放松的乐趣。
85.志在每天尝试新东西

●支配别人的时间
为了把你的时间安排得尽善尽美,同样你必须要支配好职员、同事和下属的时间。学会授权或委扥他们去替仔办事、分担任务,掌握好同上下级相处的艺术。
86.要保持很高的期望值,人们会将努力付诸实践。
87.劝说别人的时候要用事实,而不是用感情。
88.关心别人想得到甚么。
89.听到和聆听是不同的,要学会聆听。
90.当你把任务授权别人去办的时候,确保你把目的说得相当清楚。
91.留点时间来做你一个人可以做的事。
92.要有一张核查表,帮助你监察已委托工作的进度。
93.奖励要慷慨,训斥要适度。

94.对授权别人的任务要设定明确的,切实可行的完成时间。
95.不要让同事用不重要的事来分散你的精力。
96.在同事的办公室z里召开会议,这样在你需要的时候则可以离场。
97.专门留出时间,让你的办公室向全体人员开放。
98.只有当你有不止一个疑难问题需要讨论的时候,才去请教你的同事。
99.揣摹老板的工作模式,并试图采纳。
100.询问老板的家庭生活——这将有助于你与他建立好关系。
101.记住时间是最民主的,没人比你的多,也没人比你的少。

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